Secretaresse Paramedische Zorg – Maastricht UMC – Maastricht

Maastricht UMC

Wat ga je doen?

Het secretariaat is de spil van de paramedische afdelingen. Onder de paramedische afdelingen vallen Fysiotherapie, Ergotherapie, Logopedie, Medisch Pedagogische Zorg, Dienst Geestelijke Verzorging, Medisch Maatschappelijk Werk en Diëtetiek. Samen met je collega’s ben je verantwoordelijk voor het verzorgen van secretariële ondersteuning m.b.t. de patiëntenzorg, de bezetting aan de frontoffice en alle voorkomende secretariële werkzaamheden in een multidisciplinaire omgeving.

De uitdaging in deze functie is het blijven overzien van alle werkzaamheden in een snel veranderende zorgomgeving met diverse disciplines die onderling van elkaar verschillen. Je vindt het dan ook leuk en uitdagend om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen en veranderingen en je houdt van variatie.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

  • Het uitvoeren van administratieve, secretariële en organisatorische werkzaamheden op de polikliniek;
  • Het behandelen van telefoon- en postverkeer en het bewaken van de voortgang van actiepunten;
  • Het ontvangen van patiënten aan de frontoffice;
  • Het plannen van (vervolg) afspraken voor patiënten;
  • Het geven van (telefonische) informatie en/of voorlichting aan patiënten;
  • Het beheren van agenda’s en het maken van afspraken;
  • Het verstrekken van gegevens en het op verzoek opstellen van overzichten op basis van registraties;
  • Het opstellen van brieven;
  • Het maken van verslagen en overzichten;
  • Het voorbereiden en notuleren van vergaderingen (regelen vergaderruimte, restauratieve verzorging, het verzamelen en verzenden van stukken e.d.);
  • Het bewaken van de voortgang en het zelfstandig afhandelen van actiepunten;
  • Het bijhouden van mailboxen en anticiperen op hieruit voortvloeiende actiepunten;
  • Het verzorgen van organisatorische en administratieve voorbereiding en het ondersteunen van grote (externe) bijeenkomsten;
  • Het inventariseren van de mogelijkheden en het verzorgen van boekingen van reizen en accommodaties;
  • Alle voorkomende administratieve werkzaamheden, zoals registraties bijhouden, digitale werkdossiers aanleggen en documenten archiveren.
  • Wat vragen wij van jou? Wij zijn op zoek naar een accurate, betrokken en klantvriendelijke collega. Hierbij is de klant de patiënt, een familielid of een interne of externe collega. Je staat onder alle omstandigheden stevig in je schoenen. Bovendien ben je stressbestendig en ga je flexibel om met de dynamiek binnen de paramedische afdelingen.
    Je bent in staat om het overzicht te bewaken en prioriteiten te stellen in verschillende en variërende taken en vooruit te denken als de situatie daarom vraagt. In een snel veranderende omgeving ben je in staat om ontwikkelingen snel op te pakken en te ondersteunen. Daarnaast ben je zelfstandig, maar je werkt ook graag met anderen samen.

    Wij verwachten van je dat je beschikt over:

  • Een afgeronde secretariële opleiding op MBO werk- en denkniveau;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift;
  • Kennis van SAP en MS office is een pré;
  • Kennis van én ervaring met secretariële en organisatorische ondersteuning in de patiëntenzorg;
  • Zelfstandigheid en een proactieve werkhouding;
  • Nieuwsgierigheid en veranderingsbereidheid;
  • Uitstekende communicatieve vaardigheden;
  • Stressbestendigheid en in staat om prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving.
  • Voor deze functie geldt dat je voor aanvang van het dienstverband een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) moet kunnen overhandigen. Hoe ziet je werkomgeving er uit? De paramedische afdelingen behoren tot de Expertise-Eenheid Transmurale en Paramedische Zorg (TPZ). Paramedische zorg is zorg omtrent gezondheid, gevolgen van ziekte en het functioneren van de patiënt. De paramedische afdelingen leveren zorg op vrijwel alle poliklinieken en afdelingen binnen het MUMC+.

    In het MUMC+ en dat geldt zeker ook voor Transmurale en Paramedische Zorg streven we naar klantgerichtheid en het optimaliseren en harmoniseren van onze processen en werkwijzen. Hierbij betrekken we onze klantgroepen. Daarnaast zullen we participeren in MUMC+ brede innovaties.

    Onderstaand een korte beschrijving van onze afdelingen:
    Medisch Maatschappelijk Werk richt zich op ziekte gerelateerde problematiek die ontstaat in de interactie tussen de patiënt en zijn sociale omgeving: het sociale netwerk en de sociale verbanden waar mensen deel van uitmaken.
    De dienst Geestelijke Verzorging biedt begeleiding bij levensvragen en betekenisgeving, spiritualiteit en ethiek in de praktijk.
    Diëtetiek biedt ondersteuning en begeleiding bij complexe voeding- en diëtetiek vraagstukken aan klinische en poliklinische patiënten.
    Fysiotherapie onderzoekt en behandelt problemen op het gebied van het bewegend functioneren.
    Ergotherapie houdt zich bezig met problemen die patiënten kunnen ervaren in hun dagelijks leven na of tijdens ziekte of ongeval.
    Logopedie biedt begeleiding aan kinderen en volwassenen met complexe problemen op het gebied van voeding/slikken, taak, spraak en stem.
    De afdeling Medisch Pedagogische Zorg biedt begeleiding aan kind en ouders tijdens medische handelingen, narcose en onderzoeken.

    Alle afdelingen onderhouden vele relaties zowel intern en extern, waarbij het secretariaat een centrale rol speelt. Conform de doelstellingen van het MUMC wordt er onderwijs gegeven en praktijkgebonden onderzoek uitgevoerd door alle paramedische afdelingen.

    Alle taken worden ondersteund vanuit een team van 8 secretariële medewerkers, die bij de afzonderlijke afdelingen in dienst zijn, maar functioneel samenwerken onder leiding van één officemanager. Vanuit een intensieve samenwerking bereiken we meer continuïteit en efficiency in de ondersteuning. Arbeidsovereenkomst Het betreft een tijdelijk arbeidsovereenkomst van 15 mei 2024 tot 15 mei 2025 voor gemiddeld 36 uur per week conform artikel 2.4.2 van de Cao umc. Wat bieden wij? De Cao universitair medische centra (umc) is op deze functie van toepassing.
    Wij bieden je:

  • Eindejaarsuitkering van 8,3% van je bruto jaarsalaris;
  • Goede pensioenvoorziening bij het ABP;
  • Mogelijkheid om je collectief te verzekeren voor o.a. ziektekosten (umc) en arbeidsongeschiktheid (Loyalis);
  • Cao à la Carte, waaronder bijvoorbeeld een fietsregeling en fitnessabonnement;
  • Diverse incompany trainingen en mogelijkheid tot ontwikkeling via e-learning methodiek.
  • Salaris Afhankelijk van opleiding en ervaring bedraagt het salaris per 1-5-2024 maximaal € 3.571,- per maand bij een fulltime aanstelling, conform schaal A06 van de Cao umc.

    Lees hier meer