Assistant exécutif/assistante exécutive et coordinateur/coordinatrice d’équipe – EUROCONTROL – Maastricht

EUROCONTROL

Votre équipe

Au sein de l’entité “Direction “Centre de contrôle de l’espace aérien supérieur de Maastricht””, l’unité « Bureau du directeur, questions juridiques et achats » assiste le directeur du MUAC dans la réalisation de ses tâches en lui prodiguant des conseils d’ordre juridique, en gérant les activités d’achat du MUAC et en veillant à la conformité réglementaire du MUAC. Au sein de l’unité « Bureau du directeur, questions juridiques et achats », l’équipe « Assistance administrative exécutive » est chargée de superviser et d’assurer le bon fonctionnement des activités du bureau du directeur. En outre, elle organise l’assistance administrative apportée au management et au personnel du MUAC.

Votre rôle

Votre rôle consistera à:

  • coordonner une équipe de secrétaires/d’assistant(e)s (constituée d’environ trois personnes), répartir les tâches, faire en sorte que les tâches confiées soient accomplies dans les délais impartis et veiller à ce que le travail fourni soit de qualité élevée:
  • procéder à des entretiens réguliers et à des évaluations des performances ; fournir des orientations et apporter un appui aux membres de l’équipe en tant que de besoin;
  • fournir un appui administratif complet au directeur du MUAC : assurer la gestion du calendrier, la planification des réunions, le traitement de la correspondance, etc.;
  • trier et classer par ordre de priorité les courriels, les appels téléphoniques et d’autres communications destinés au directeur du MUAC;
  • élaborer et diffuser les ordres du jour et les présentations ; rédiger et relire de la correspondance, des rapports et des présentations;
  • organiser les missions (réservation des vols, des chambres d’hôtel, des voitures de location, d’autres hébergements en cours de voyage, etc.) ; préparer des itinéraires détaillés et des dossiers pour les missions (documents de voyage, coordonnées de personnes de contact, etc.) ; gérer les frais de mission et les remboursements conformément aux dispositions en vigueur;
  • assurer la liaison et exercer la fonction de personne de contact entre le directeur du MUAC et les partenaires internes/externes en veillant à ce que la communication soit précise et assurée dans les délais, et à ce que les instructions, les décisions et les priorités du directeur soient communiquées aux parties concernées;
  • fournir un appui pour la planification et la tenue des événements, des réunions et des conférences du MUAC : coordination de la logistique (choix du lieu, services de restauration, déplacements et hébergement), gestion des participants, des invitations et de la communication correspondante;
  • utiliser des outils numériques et des logiciels (SharePoint, Office365, etc.) pour permettre une gestion des tâches, une organisation des documents et une communication efficaces;
  • organiser et tenir à jour des dossiers et une base de données numériques et physiques, en assurant une facilité d’accès et la confidentialité, selon les besoins ; traiter les informations confidentielles avec discrétion et intégrité;
  • rechercher des possibilités de rationaliser les processus, d’améliorer l’efficience et de renforcer l’efficacité du bureau du directeur;
  • exécuter toute autre tâche conforme à l’objet principal de l’emploi.
  • Diplômes, expérience et compétences requis

  • Niveau d’enseignement supérieur sanctionné par un diplôme et assorti d’une expérience professionnelle pertinente de cinq ans minimum dans la fourniture d’une assistance administrative à des gestionnaires de haut niveau/exécutifs, idéalement dans un environnement international. Une licence dans un domaine en rapport avec le poste à pourvoir constituerait un atout.
  • Les candidats internes peuvent vérifier sur l’intranet le niveau d’expérience acquise en interne qui est considéré comme équivalent aux diplômes / qualifications, le cas échéant.
  • Expérience à des fonctions d’appui administratif, assortie d’une aptitude avérée à gérer des priorités multiples.
  • Une expérience de la coordination/supervision d’une équipe d’assistants constituerait un atout.
  • Expérience de la fourniture d’un appui à des gestionnaires de haut niveau et exécutifs.
  • Expérience de la fourniture d’un appui/d’orientations à des partenaires (internes/externes).
  • Expérience de l’utilisation d’outils numériques tels que Office 365 et SharePoint et de technologies;aptitude à s’adapter à de nouveaux logiciels et systèmes.
  • Une aptitude à rédiger en anglais est considérée comme obligatoire et une aptitude à rédiger en néerlandais, en français et/ou en allemand serait un atout.
  • Communication : vous êtes capable de favoriser le dialogue.
  • Planification et organisation : vous savez comment planifier les activités et les adapter, le cas échéant.
  • Souci de la qualité : vous instaurez et promouvez des normes de qualité élevée.
  • Esprit analytique : vous savez comment décomposer les informations en éléments logiques.
  • Travail d’équipe : vous adoptez une approche collaborative.
  • Respect de la confidentialité et sens de la discrétion.
  • Aptitude à préserver la confidentialité et à traiter des informations sensibles avec discrétion.
  • Attitude proactive et dynamique.
  • Conduite professionnelle conforme aux attitudes professionnelles promues par l’Agence (souci du résultat, disposition au changement, sens du service au client, intégrité et esprit d’équipe).
  • Les langues de travail de l’Agence sont le français et l’anglais. Les personnes postulant à ce poste doivent posséder le niveau C1 (utilisateur expérimenté) en anglais. Les niveaux de connaissance linguistique correspondent à ceux définis dans le Cadre européen commun de référence pour les langues (CECR).
  • Informations utiles

  • Seules les candidatures introduites par des ressortissants des États membres d’EUROCONTROL seront acceptées.
  • La personne sélectionnée se verra proposer un contrat de 5 An(s), conformément aux dispositions du Statut administratif du personnel d’EUROCONTROL. Ce contrat peut être étendu jusqu’au maximum de 9 années ou converti dans un contrat à durée indéterminée. Avant d’être titularisé dans ses fonctions, la personne sélectionnée devra fournir des copies certifiées des diplômes obtenus et effectuer un stage probatoire de 9 mois.
  • Candidats internes
  • La personne retenue conserve la durée de son type de nomination actuelle (indéterminée ou déterminée).
  • Le membre du personnel interne nommé pour une période déterminée se voit proposer, en principe, une nomination de 5 An(s), avec une durée maximale de 9 ans.
  • Ce poste comprend des fonctions de gestion. Les membres du personnel titularisés devront donc effectuer une période de confirmation de 9 mois. Cette période peut être ramenée à 6 mois si la personne nommée a auparavant été affectée de manière temporaire à l’emploi pour lequel elle a été retenue. Le directeur général peut également décider de ne pas appliquer cette disposition à un(e) fonctionnaire qui a auparavant été affecté(e) pendant une durée de deux ans ou plus à un emploi similaire pour lequel il / elle a été retenu(e) et qui comprend le même niveau de responsabilité managériale.
  • La personne retenue est nommée au grade spécifié dans l’avis de vacance ou, si l’avis publié mentionne un groupe de grades pour le niveau d’emploi, en principe au grade de base de ce niveau d’emploi.
  • Les candidats déclarés aptes qui ne sont pas sélectionnés pour le poste seront inscrits sur une liste de réserve pour des rôles similaires. La liste de réserve restera valable un an à compter de la date limite de dépôt des candidatures.
  • Des informations sur les rémunérations et avantages liées à ce poste sont disponibles sur notre site consacré aux carrières
  • EUROCONTROL pratique une politique d’égalité des chances en matière d’emploi. Nous nous engageons en faveur de l’égalité des chances et la diversité. En cas d’ex æquo, la priorité peut être donnée à la personne dont le profil correspond à une catégorie sous-représentée afin d’accroître la diversité des équipes et rééquilibrer les effectifs.
  • Les candidats sont invités à consulter notre site internet consacré aux carrières, où ils pourront lire les conseils quant aux modalités de candidature.
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