Assistant administratif/assistante administrative – EUROCONTROL – Maastricht

EUROCONTROL

Votre équipe

Au sein de l’entité “Direction “Centre de contrôle de l’espace aérien supérieur de Maastricht””, l’unité « Bureau du directeur, questions juridiques et achats » assiste le directeur du MUAC dans la réalisation de ses tâches en lui prodiguant des conseils d’ordre juridique, en gérant les activités d’achat du MUAC et en veillant à la conformité réglementaire du MUAC. Au sein de l’unité « Bureau du directeur, questions juridiques et achats », l’équipe « Assistance administrative exécutive » est chargée de superviser et d’assurer le bon fonctionnement des activités du bureau du directeur. En outre, elle organise l’assistance administrative apportée au management et au personnel du MUAC.

Votre rôle

Votre rôle consistera à:

  • fournir des services de secrétariat et un appui administratif, ce qui englobe la gestion d’agendas, l’archivage, le filtrage d’appels, la rédaction de courriers à caractère général, la diffusion d’informations, la préparation de dossiers et d’exposés pour des réunions, la prise de notes, la gestion des fournitures de bureau, etc.;
  • assurer un suivi proactif de la correspondance, des réponses en souffrance et des mesures découlant de réunions;
  • contribuer au bon déroulement des processus internes de gestion du personnel (congés, système d’horaire variable, missions, etc.);
  • réaliser des tâches de secrétariat et fournir une aide administrative pour des projets particuliers, en tant que de besoin;
  • faciliter la communication de questions importantes au management et au personnel, au sein du service comme en dehors;
  • coordonner tous les aspects pratiques et logistiques nécessaires à la bonne organisation de réunions et d’évènements spéciaux;
  • utiliser des outils numériques et des logiciels (SharePoint, Office365, etc.) pour permettre une gestion des tâches, une organisation des documents et une communication efficaces;
  • organiser et tenir à jour des dossiers numériques et physiques, en assurant une facilité d’accès et la confidentialité, selon les besoins ; traiter les informations confidentielles avec discrétion et intégrité;
  • exécuter toute autre tâche administrative ou de secrétariat conforme à l’objet principal de l’emploi.
  • Diplômes, expérience & compétences requis

  • Un niveau d’enseignement supérieur sanctionné par un diplôme ou un niveau d’enseignement secondaire sanctionné par un diplôme donnant accès à l’enseignement supérieur et une expérience professionnelle appropriée de deux ans au moins.

    Une formation en gestion de bureaux ou en secrétariat sera considérée comme un atout majeur.

  • En outre, un minimum d’une année d’expérience professionnelle pertinente dans une fonction administrative ou de secrétariat est requis.

  • Expérience à des fonctions d’appui administratif, assortie d’une aptitude avérée à gérer des priorités multiples.

  • Expérience de la préparation de dossiers et d’exposés pour des directeurs ou des membres du management de haut niveau.

  • Expérience de l’appui à des réunions.

  • Expérience de la préparation de missions (réservations de vols, d’hôtels).

  • Une aptitude à rédiger en anglais est considérée comme obligatoire et une aptitude à rédiger en français, en néerlandais ou en allemand serait un atout.

  • Expérience de l’utilisation d’outils et de technologies numériques ; aptitude à s’adapter à de nouveaux logiciels et systèmes.

  • Une expérience de l’utilisation de SharePoint/Office 365 constituerait un avantage.

  • Souci du résultat : vous vous efforcez de satisfaire aux attentes professionnelles.

  • Planification et organisation : vous adoptez une approche organisée et méthodique.

  • Souci de la qualité : vous fournissez un travail de qualité constante.

  • Communication : vous êtes capable de favoriser le dialogue.

  • Travail d’équipe : vous adoptez une approche collaborative.

  • Respect de la confidentialité et sens de la discrétion.

  • Aptitude à travailler dans un environnement multinational et pluriculturel.

  • Conduite professionnelle conforme aux attitudes professionnelles promues par l’Agence (souci du résultat, disposition au changement, sens du service au client, intégrité et esprit d’équipe).
  • Les langues de travail de l’Agence sont le français et l’anglais. Les personnes postulant à ce poste doivent posséder le niveau C1 (utilisateur expérimenté) en anglais.
    Les niveaux de connaissance linguistique correspondent à ceux définis dans le Cadre européen commun de référence pour les langues (CECR).
  • Informations utiles

  • Seules les candidatures introduites par des ressortissants des États membres d’EUROCONTROL seront acceptées.
  • Le/La candidat(e) sélectionné(e) se verra proposer un contrat de 5 An(s) pouvant être renouvelé jusqu’à un maximum de 9 ans ou transformé en contrat à durée indéterminée conformément aux dispositions du Régime du Personnel contractuel à EUROCONTROL. Avant d’être titularisé dans ses fonctions, la personne sélectionnée devra fournir des copies certifiées des diplômes obtenus et effectuer un stage probatoire de 9 mois.
  • La personne sélectionnée sera en principe engagée au grade de base des grades de l’emploi publié.
  • Les candidats déclarés aptes qui ne sont pas sélectionnés pour le poste seront inscrits sur une liste de réserve pour des rôles similaires. La liste de réserve restera valable un an à compter de la date limite de dépôt des candidatures.
  • Des informations sur les rémunérations et avantages liées à ce poste sont disponibles sur notre site consacré aux carrières
  • EUROCONTROL pratique une politique d’égalité des chances en matière d’emploi. Nous nous engageons en faveur de l’égalité des chances et la diversité. En cas d’ex æquo, la priorité peut être donnée à la personne dont le profil correspond à une catégorie sous-représentée afin d’accroître la diversité des équipes et rééquilibrer les effectifs.
  • Les candidats sont invités à consulter notre site internet consacré aux carrières, où ils pourront lire les conseils quant aux modalités de candidature.
  • Lees hier meer