Adviseur Officemanagement en Bedrijfsvoering Zuid-Limburg Bereikbaar – Gemeente Maastricht – Maastricht

Gemeente Maastricht

De functie

Programmabureau Zuid-Limburg Bereikbaar zet in op efficiënte samenwerking met het Rijk, de Provincie en de regio. Het organiseren, faciliteren en beheren van de verschillende overlegorganen is cruciaal voor een effectieve samenwerking.

Programmabureau Zuid-Limburg Bereikbaar is per 1 juli op zoek naar een adviseur officemanagement en bedrijfsvoering (hierna: adviseur) die op zelfstandige wijze vormgeeft aan een effectieve uitvoering van de officemanagement-en bedrijfsprocessen. Het werkgebied is Zuid-Limburg, maar kan eventueel worden uitgebreid naar de provincie Limburg met mogelijk een toekomstige verschuiving naar de Euregio. Daarbij worden ervaringen en kennis breed gedeeld en wordt, waar mogelijk, op provincie en op landsdeel Zuid niveau samengewerkt, met vergelijkbare programma’s zoals bijvoorbeeld Midden-Limburg Bereikbaar.

Het hebben van een duidelijk aanspreekpunt en weten dat belangrijke zaken snel en efficiënt worden opgepakt is noodzakelijk voor iedereen binnen het programmabureau. Door het faciliteren en beheren van een vertrouwde werkomgeving voor medewerkers, kan het programmabureau zich richten op duurzame relaties met interne en externe contacten.

De adviseur is van cruciaal belang voor het programmabureau en richt zich op het ontwikkelen, faciliteren en beheren van een prettige werkomgeving (zowel op locatie als digitaal). De rol vraagt om een groot verantwoordelijkheidsgevoel, een effectieve en efficiënte aanpak voor tal van taken, een hands-on mentaliteit gesterkt door een proactieve houding en uiteraard sociale vaardigheden waarbij gepaste humor van belang is. De adviseur is een ware duizendpoot en haalt energie uit een breed takenpakket met de daarbij behorende verantwoordelijkheden.

De adviseur is een energiek en betrouwbaar persoon met oog voor detail en houdt zich graag bezig met meer dan secretariële en facilitaire zaken. Binnen de organisatie levert de adviseur dan ook een zeer belangrijke bijdrage aan Team Bedrijfsvoering en het Programmabureau in haar geheel.

De adviseur die wij zoeken:

  • Voelt zich verantwoordelijk voor het collectieve resultaat van Team Bedrijfsvoering;
  • Voelt zich betrokken bij en neemt kennis van het uitvoeringsplan van het Programmabureau Zuid-Limburg Bereikbaar;
  • Weet op natuurlijke wijze een positief teamgevoel te creëren;
  • Toont zich bewust van de politiek-bestuurlijke gevoeligheid van zaken;
  • Weet taken goed te prioriteren voor zichzelf en, waar nodig, voor anderen;
  • Beschikt over sterke sociale vaardigheden waardoor interne en externe contacten goed kunnen worden onderhouden.

De werkzaamheden van de adviseur bestaan onder andere uit:

  • Ondersteunen van het programmamanagement;
  • Complex agendabeheer van, met name, de programmadirecteur en manager bedrijfsvoering;
  • Plannen van (politiek bestuurlijke) overleggen;
  • Beheren van diverse mailboxen;
  • Organiseren van bijeenkomsten en reserveren van ruimtes;
  • (Mede)organiseren van events, zoals het jaarlijkse mobiliteit event;
  • Telefonie en correspondentie;
  • Voorbereiden, verslaglegging en nazorg van periodieke overleggen;
  • Archivering (papier, digitaal);
  • Beheer faciliteiten (nieuwe) medewerkers;
  • Bijhouden van kasboek;
  • Onderhouden van goede contacten met relevante personen en organisaties;
  • Toezien op het juiste gebruik van het CRM-systeem;
  • Beheren van kantoorlocatie(s) inclusief facilitaire benodigdheden;
  • Toezien op de uitvoering van ICT-gerelateerde werkzaamheden.

Diverse taken van Team Bedrijfsvoering:

  • Onder andere werkzaamheden met betrekking tot financiën en aanbestedingen;
  • Regelmatig bijwonen en voeren van overleggen zowel digitaal als fysiek op locatie;
  • Meedenken over – en het komen met ideeën voor het optimaliseren van processen met betrekking tot bedrijfsvoering en officemanagement.

De adviseur is zeer sensitief op het gebied van politieke ontwikkelingen binnen de regio en houdt hier rekening mee tijdens de uitvoering van deze functie. Daarnaast weet de adviseur effectief en efficiënt te werk te gaan op het gebied van het organiseren en beheren van afspraken van overlegorganen, de Manager bedrijfsvoering en de Programmadirecteur. Tevens is de adviseur verantwoordelijk voor het beheren en uitvoeren van een correct en accuraat facturatieproces in samenwerking met de rest van het team. De adviseur draagt zorg voor het aan en afmelden van nieuwe teamleden binnen alle softwarepakketten en toegangssystemen. Tevens draagt de adviseur zorg voor kennisoverdracht op de eerste werkdag van nieuwe teamleden m.b.t. algemene informatie (rondleiding, voorstelronde, systeemkennis, etc.)

De adviseur zal werkzaam zijn binnen team bedrijfsvoering en zal zeer nauw met dit team samenwerken. Er wordt een proactieve, positieve en daadkrachtige houding van de adviseur verwacht waarbij stressbestendigheid essentieel is voor het fatsoenlijk uitvoeren van deze rol.

6 maanden – 24 tot 40 uur – 0,69 tot 1,00 fte.

Functie-eisen

  • Een goede beheersing van de Nederlandse taal is een vereiste;
  • Minimaal een opleiding afgerond op mbo niveau middels het behalen van een officieel diploma;
  • Kennis van het ontwikkelen, faciliteren en beheren van een prettige werkomgeving (zowel op locatie als digitaal);
  • Je hebt minimaal 5 jaar relevante werkervaring met het ondersteunen van een directeur/manager op financieel en organisatorisch werkgebied binnen een middelgrote organisatie (20-60 teamleden). Uitgaande van de terugkijkperiode van 7 jaar dienen de ervaringsjaren gerealiseerd te zijn in de periode vanaf 13 juni 2017;
  • Je hebt minimaal 1 jaar relevante werkervaring met het voorbereiden van- en ondersteunen bij aanbestedingen binnen een publieke organisatie. Uitgaande van de terugkijkperiode van 7 jaar dient het ervaringsjaar gerealiseerd te zijn in de periode vanaf 13 juni 2017;
  • Mimimaal 4 jaar ervaring met het zakelijk gebruiken van de programma’s binnen de Microsoft Office Business licentie;
  • Mimimaal 4 jaar ervaring met agendabeheer van minimaal 3 personen tegelijk uit het middel tot hoger management;
  • Mimimaal 3 jaar ervaring met het optimaliseren van bedrijfsvoering processen binnen een organisatie;
  • Mimimaal 2 jaar ervaring met het uitvoeren en beheren van een volledig order/facturatieproces.

Herken jij jezelf in dit profiel? Solliciteer dan direct! We streven ernaar om binnen één werkdag contact met je op te nemen.

Bedrijfsprofiel

Maastricht is een stad met allure, groot genoeg voor interessante opgaven en klein genoeg om elkaar te kennen. In Maastricht werken 1.700 collega’s voor het college en de gemeenteraad. Samen met externe partners, bedrijven en zo’n 121.000 inwoners werken wij aan een prachtige stad en regio.

Lees hier meer